全校各单位：

为进一步做好教职工人事档案管理工作，现将教职工人事档案材料收集、查询利用等相关事宜通知如下：

一、教职工档案材料的收集

（一）归档材料的范围

1、年度考核表，工资材料，党员材料，奖惩材料，职称材料，学历学位材料，各类资格审批材料等。

2、提交已转正党员材料时，思想汇报，半年小结，全年小结，评议记录等不属于归档范围（党员预备期间材料不归档，准备离校的人员除外）。

3、人事关系为人事代理和人才派遣人员的档案材料不归入人事处档案管理办公室（人事关系已经转进本校的人员档案材料除外），交李劲松老师处后统一归入武汉市人才服务中心或湖北省人才市场。

（二）材料形成中应注意的问题

1、每项材料应按要求认真填写。如姓名，生日，人事编号，亲属姓名等不得有误；无填写内容栏目不要留空白，应填写“无”。

2、关于年度考核表：年度考核表个人总结要亲笔签名；因故没有参加考核的在职人员，由所在单位代为填写一份考核表或补充一份说明，说明其不能参加考核的原因，盖章后一并归档。

3、自行打印材料须用A4纸双面打印。

4、二级单位应把好材料审核关，审核无误后盖章再送交组织人事部门审核盖章。

（三）材料归档中应注意的问题

1、教职工人事档案材料首页无人事编号的，需用铅笔在材料首页右上角标上该教工的人事编号。并按人事编号顺序整理和提交材料，材料清单电子版发送至张小娟老师邮箱:zhangxiaojuan@hust.edu.cn。

2、中层干部档案材料单独整理和提交。有关材料清单发送至汤泉老师邮箱:tangquan@hust.edu.cn。

3、档案材料应由各单位人事干事亲自送交并办理交接手续。

附表：        ***单位递交教工档案材料清单（模板）

注意：一份材料一条记录，一人有多份材料需列多条记录。

二、教职工档案的查询利用

（一）教职工档案查阅

1、个人事务查档：查询亲属关系证明的，个人或者直系亲属持身份证件即可办理，也可由所在单位开具介绍信由人事干事办理。

2、涉公事务查档：办理住房补贴，年龄工龄党龄，学历，工作经历，职称等各类信息查询认定等，由所在单位组织人事干事或组织人事部门、主管部门相关办事人员（必须是党员）持介绍信、工作证办理。

（二）教职工档案借阅

从人事处网站下载干部档案借阅申请表，借阅单位相关领导签字盖章，经档案主管部门（人事处）签字盖章后，由经办人持身份证件及干部档案借阅申请表办理。

三、教职工档案的转递

离校人员须办好离校手续，凭离职相关材料及调档函办理调档手续。办理调档手续时，教职工所在单位和相关部门须确认该教职工的所有材料均已归档。

人事档案材料的收集归档工作是一项重要的基础性工作，请各单位高度重视，严格按照相关工作要求抓好落实。

特此通知。

                                      人事处

                                   2018年4月10日